“Imparare a fare rete non solo esternamente, ma anche internamente”: potremmo riassumerlo così Intranet Italia Day, il primo evento in Italia dedicato allo sfaccettato scenario della comunicazione interna e in particolare delle intranet, di cui Brandforum ha avuto il privilegio di essere Media Partner.

Erroneamente si è portati a pensare che una intranet sia solamente una piattaforma su cui caricare alla rinfusa le informazioni utili ai dipendenti, magari anche difficili da rintracciare. In realtà è molto altro.

Oggi, dove ormai tutto è digital, per essere efficace al suo scopo, una intranet ha bisogno di molteplici ingredienti che Giacomo Mason (Intranet Management) sintetizza in: una piattaforma con elementi di comunicazione, presenza di sponsorship mirate, cura del design d'insieme e della relativa usabilità, governance e naturalmente contenuti.

Deve essere, essenzialmente, un servizio peer to peer all'interno dell'azienda, e non meno importante – nonostante la complessità che spesso la caratterizza, vista la mole di informazioni che contiene al suo interno – deve riuscire a mantenere un impianto semplice e soprattutto un'interfaccia user friendly. Si tratta di un aspetto essenziale perché i dipendenti ne comprendano e utilizzino le potenzialità.

(Ph. Brandforum.it)

Se dovessimo sintetizzare il concetto potremmo dire che una intranet non è solo una vetrina ma uno strumento di lavoro reale. Conciliare quindi le richieste del business con le aspettative dei dipendenti.

Intranet & Digital Workplace
Una delle keyword che è stata più volte ripetuta durante il convegno è stata #DigitalWorkplace, ovvero uno spazio digitale che si presenta come una porta di accesso all'organizzazione aziendale. Come fare? Secondo James Robertson (Step Two) una intranet dovrebbe avere contenuti che abbraccino tematiche sia business sia corporate), essere un canale di comunicazione reale tra i dipendenti, veicolare la cultura dell'azienda, essere collaborativa.

(Ph. Brandforum.it)

La intranet nelle aziende attuali dovrebbe essere una piattaforma in cui “fare” le cose, non solamente leggere news. Un brand che è riuscito ad unire in modo virtuoso tutti questi elementi è stato 3M, vincitore del premio Intranet and Digital Workplace Award 2018.
Parlare di Workplace significa prendere in considerazione tutti gli aspetti di un'impresa, internamente ed esternamente. Per questo le contaminazioni tra external communication ed internal branding, come ha anticipato già da tempo Patrizia Musso nel suo “Internal Branding” (Franco Angeli), devono essere necessariamente attuate. Esempio? Portare all’interno delle mura dell'azienda quelle che sono le novità della comunicazione esterna, a livello anche di tool utili: è il caso dei chatbot e dei sistemi di marketing automation che possono essere a tutti gli effetti degli assistenti digitali utili per i dipendenti.

(Ph. Brandforum.it)

Per utilizzare e “vivere” al meglio in questo Digital Workplace,  come sottolinea Oscar Berg (Unicorn Titans), è necessario un processo interattivo di tutta l'organizzazione aziendale verso il digitale. Un modo di porsi che non dovrebbe riguardare solo gli strumenti, come la intranet, ma al contrario dovrebbe coinvolgere tutta l’impresa fino ad abbracciare le competenze digitali dei dipendenti che devono essere costantemente migliorate. Fare quindi piccoli passi verso il miglioramento, mantenendo sempre il contatto con la realtà.

(Ph. Brandforum.it)

Case histories
Creare una intranet è spesso il risultato di un approccio condiviso all'interno dell'azienda, basato su ascolto e coinvolgimento reale dei dipendenti per dare loro un servizio che possano effettivamente utilizzare.  È su queste premesse che due noti brand del panorama aziendale italiano hanno costruito le loro piattaforme di comunicazione interna.

Fastweb e contaminazione interna: il “brand giallo” ha creato la sua intranet – Agorà – nel 2002, solo 3 anni dopo la fondazione dell'azienda. I problemi iniziali erano i classici di chi si approccia ad aprire una piattaforma di comunicazione interna: troppe informazioni, motore di ricerca poco efficace, design “troppo giallo” e quindi poco intuitivo e piatto, aggiornamento scarso, … . Il brand ha quindi visto nel coinvolgimento attivo dei collaboratori la soluzione migliore: oltre 200 dipendenti sono stati ingaggiati in un progetto di comunicazione interna con giornate di formazione, interviste, kick off, focus group, giornate di test-usabilità.

(Ph. Brandforum.it)

Il risultato è arrivato nel 2013 con la nascita della “nuova Agorà”, realizzata in base ai risultati del progetto, dando un approccio più social alla piattaforma anche nel layout (simile a LinkedIn). La intranet diventa, in Fastweb, uno strumento per arricchire la vita e il lavoro dei dipendenti, per questo è stata aperta una nuova call nel 2013 per capire quali elementi della versione desktop portare sul mobile. Nasce quindi Agorà mobile nel 2014, il cui lancio ha visto di nuovo la collaborazione dei dipendenti e del management aziendale per sottolineare l'idea di condivisione.

Da allora in Fastweb sono attivi costanti aggiornamenti per dare ai dipendenti le stesse caratteristiche che offre il mondo web tra cui l'interazione immediata, le condivisioni social, la personalizzazione dei contenuti e del design secondo le esigenze di ciascuno. Quali elementi si sono quindi rivelati fondamentali per Fastweb per avere una intranet di successo? Collaborazioni reali con i dipendenti per progettare e aggiornare la piattaforma, co-design, feedback di chi effettivamente la fruisce. La value proposition iniziale ha perciò portato alla realizzazione di una intranet accattivante alla vista e all'utilizzo, personalizzabile nei contenuti e nelle aree da visualizzare, interfacce social (box con stream live degli aggiornamenti dai profili social del brand).

Mettere in atto strategie di internal branding non è soltanto progettare una intranet, ma riguarda anche il coinvolgimento di chi quotidianamente vive l'azienda. Fastweb l'ha fatto attraverso i suoi #SocialAmbassador, ovvero dei dipendenti che in modo libero comunicano esternamente, attraverso i loro canali social, cosa succede in azienda con un hashtag dedicato. Un'attività di brand awareness non indifferente che attraverso una formazione primaria porta sia alla creazione di una community interna, sia ad un rafforzamento della brand image all'esterno. L’attuale fase evolutiva vede Agorà mobile diventare una app (ancora in fase di test).

(Ph. Brandforum.it)

L'approccio condiviso è alla base anche di WE: nuova intranet del Gruppo Ferrovie dello Stato. In questo caso la problematica centrale del brand è raggiungere tutti i dipendenti che non sono solo negli uffici ma anche in mobilità.  È stato fatto un contest online per la nuova intranet e il nuovo naming, che ha condotto a WE, come sinonimo di condivisione. Un progetto che ha visto un reale ingaggio delle persone, una riduzione delle distanze, integrazione tra competenze, utilizzo di nuovi strumenti (es. interazioni social). All'interno di WE sono stati creati gruppi per facilitare l'interazione sia on sia offline, la collaborazione e il coordinamento operativo. Un valido esempio di progettazione partecipata e multidevice.

Il futuro delle intranet
I casi di Fastweb e Gruppo Ferrovie dello Stato ci hanno fatto capire che per rimanere efficienti è necessario fare sempre dei miglioramenti alla propria intranet, anche piccoli.

(Ph. Brandforum.it)

Jasper Bylund (Skane Region) ha identificato alcuni insight da tenere presenti:
– una intranet deve supportare il brand business, veicolando contenuti in linea con esso; deve al tempo stesso essere un efficiente supporto per i dipendenti (chiara e fruibile, non devono perdere tempo per cercare le informazioni)
– bisogna fare survey e misurazioni (capire effettivamente di cosa hanno bisogno i dipendenti, cosa ricercano)
– veicolare contenuti targettizzati (non a tutti possono interessare le stesse informazioni)
– tenere bene a mente che target differenti hanno bisogni differenti
– segmentare le informazioni: 80% contenuti locali, 20% globali
– lavorare in team per unire molteplici competenze, non solo quindi comunicative ma anche informatiche, a stretto contatto con tutte le business unit: la intranet diventa in questo modo un collettore della vita in azienda
– essere responsive, in quanto oggi più che mai è fondamentale per un dipendente avere accesso alla intranet da molteplici dispositivi

In questo scenario digitale, la componente umana risulta pertanto essere sempre fondamentale: ecco perché serve aumentare le competenze digitali dei dipendenti per poter utilizzare in modo efficiente ed efficace tutte le potenzialità messe a disposizione dalla intranet e da tutti i suoi strumenti correlati.